Fare spazio sul telefono, tenere il pc ordinato e pulito, sono tutte azioni di decluttering digitale, utile per risparmiare tempo nella ricerca di file e contenuti, e per una vita digitale in ordine.
L’ordine è importante, che sia in casa, nell’organizzazione quotidiana, in qualsiasi aspetto della vita. Quando c’è confusione intorno a noi, spesso il caos si trasferisce anche dentro di noi, o almeno così pensano i promotori del decluttering. Questo non riguarda solamente gli oggetti fisici e tangibili, ma anche i file digitali.
La disponibilità quasi illimitata di spazio digitale ci porta a essere meno selettivi, accumulando senza criterio foto duplicate, versioni diverse dello stesso documento e file ormai inutili. Per questo è importante imparare a fare decluttering digitale. Vediamo cos’è e come farlo per sentirci meglio.
Il termine de-cluterring è l’opposto del verbo inglese to clutter, che significa mettere in disordine, sparpagliare, ingombrare. Fare decluttering della casa o dell’armadio significa quindi riordinare, organizzare, ma anche togliere gli ingombri, le cose inutili che occupano spazio. Per fare decluttering nel modo corretto infatti è necessario avere consapevolezza di ciò che ci circonda, dell’utilità degli oggetti e del loro significato per noi e per la nostra vita.
Allo stesso modo, fare decluttering digitale vuol dire quindi riorganizzare i dispositivi, le app, foto, mail, ecc. Tutti gli averi digitali, tutto ciò che abbiamo sul pc o sullo smartphone, salvato nei cloud, sugli hard disk. Riordinare il desktop e la home page, ricontrollare i file che ci servono, cosa vogliamo tenere, cosa ci serve, e cosa invece non ha utilità né valore sentimentale, e si può eliminare, così come i doppioni o le cose molto vecchie.
Oggi è facile cadere nel caos totale con gli apparecchi digitali che abbiamo a disposizione, e soffrire di tecnostress. È vero che la memoria dei nuovi cellulari può contenere quasi un’infinità di dati, ma salvare tutto e non sistemare mai le cartelle e i file causa difficoltà e stress. Risulta più difficile trovare ciò che si cerca, recuperare un file al momento del bisogno.
Fare decluttering digitale non è semplice, specialmente la prima volta perché serve del tempo. È importante avere ben presenti alcuni consigli utili per evitare di perdersi d’animo o rinunciare al decluttering, perché si va nel pallone. Una volta inseriti nel giusto mindset per iniziare, vediamo anche i passi principali e le tappe da percorrere per assicurarsi di non tralasciare nulla, e ottenere una pulizia efficace.
Vediamo ora gli step fondamentali per un decluttering programmato e organizzato.
Un buon consiglio per fare digital decluttering è iniziare dalla parte più semplice, ovvero il pc. Salvo chi lo utilizza quotidianamente anche per lavoro, solitamente il computer contiene meno file rispetto allo smartphone, dove il decluttering è più lungo. Si comincia dal desktop, che, proprio come una scrivania fisica, deve essere ordinato per poter lavorare al meglio. Il primo passo può essere quindi sistemare le icone e le cartelle.
Poi bisogna creare un archivio sensato, dividendo i documenti da salvare rispetto a quelli da tenere e salvarli in un sistema di archiviazione lineare. Per un lavoro ben fatto, è utile scrivere prima il percorso di archiviazione su un foglio di carta, così da riportarlo più facilmente sul pc.
Una volta sistemati i documenti ed eliminati quelli superflui, il passaggio finale e quello forse più ostico è il controllo delle cartelle più caotiche, ad esempio quella dei download e il cestino. Basta eliminare tutto ciò che non serve più e svuotare regolarmente le due cartelle quando vengono usate.
Internet, o meglio il browser, è un universo infinito, dove è facile lasciarsi andare e non trovare più la via del ritorno. Fare decluttering digitale comporta necessariamente anche sistemare internet, pulendo regolarmente i cookies, la cronologia e la lista dei preferiti. Inoltre, online possiamo avere anche dei cloud, spazi dove archiviamo ad esempio i backup delle applicazioni o file che vogliamo salvare.
Spesso l’archiviazione sul cloud è automatica, di conseguenza è facile accumulare file. Bene quindi anche controllare e tenere puliti gli spazi di archiviazione online. Un’altra cosa a cui fare attenzione sono le password salvate, spesso infatti abbiamo account o password per siti dove non entreremo mai più o per cui non serve tenere salvata la password perché la ricordiamo.
Anche le email sono un passaggio chiave del decluttering digitale, infatti le vecchie email vanno cancellate, e il cestino va tenuto pulito. Lo scambio e il salvataggio delle mail online richiedono un’energia incredibile nei server mondiali. Considerando quante email vengono spedite quotidianamente da ogni parte del mondo, è chiaro come è bene eliminare la spam, le mail più vecchie di 5 anni se non più utili, la posta superflua che non ci serve, come le newsletter che non leggiamo.
Arriviamo allora all’elemento più complicato, lo smartphone. Un consiglio è prendersi del tempo a parte per fare delcuttering del cellulare, e farlo in maniera frammentata senza la pretesa di concludere tutto in un giorno. Come fare? Iniziamo dalle app: si possono eliminare quasi tutte, tenendo solamente le strette necessarie, per capire di quali e quante si può fare a meno. Quelle mai usate vanno cancellate subito, senza rimorsi.
Passiamo poi a foto e video, un lavoro lungo, che si può dividere in più momenti della giornata o della settimana. Tra immagini che arrivano su WhatsApp, gli screenshot che servono momentaneamente, le mille foto della stessa cosa, molte si possono eliminare.
Foto e video di eventi importanti, come compleanni, concerti o vacanze si possono riunire in cartelle che poi possiamo spostare su un archivio esterno così da recuperarle quando si vogliono rivedere ma senza occupare spazio sul cellulare.
Anche le chat di WhatsApp sono da controllare, così come gli sms: spesso abbiamo conversazioni e allegati che non servono più. Lo stesso vale per i contatti nella rubrica, con numeri che magari non son più nemmeno attivi, o contatti che non abbiamo più necessità di tenere, così come i doppioni salvati su diversi sistemi di archiviazione.
Ultimi ma non per importanza i social media, dove per fare decluttering bisogna innanzitutto guardare gli account collegati. Su Facebook ad esempio le informazioni personali, le amicizie, eliminando quelle superate o con persone che non si vedono più o non si conoscono nemmeno, e uscire dai gruppi superflui. Su Instagram invece controllare gli account seguiti, le conversazioni vecchie che si possono eliminare.
Se il decluttering digitale non è semplice e immediato, oggi sono state pensati app, strumenti e servizi che ci vengono incontro. Principalmente abbiamo due alternative di aiuto: i cloud online e le app di pulizia dei dispositivi. Per quanto riguarda quest’ultimo servizio, la maggior parte dei telefoni contiene già uno strumento predefinito di pulizia, che cancella i file residui, file spam, app non utilizzate. Oltre a fare pulizie più approfondite, se richieste, ad esempio su WhatsApp.
Per pc e mobile i programmi di pulizia più utilizzati sono AVG e CCleaner, scelti perché gratuiti e semplici da usare. Anche Google mette a disposizione un servizio di pulizia del telefono dal nome Files, che permette di visualizzare le azioni divise già in categorie come ad esempio “Elimina le foto sfocate” oppure “Elimina gli screenshot meno recenti”, e così via. È molto comodo ed efficace.
Per quanto riguarda invece i cloud, ne esistono al giorno d’oggi diversi, i più consigliati sono molto buoni anche per quanto riguarda la privacy e il trattamento dei dati personali. Si tratta di pCloud, uno dei migliori dal punto di vista della tutela della privacy, si avvale solo di server posizionati in Europa, ha sede in Svizzera, dove esiste una legislazione favorevole al mantenimento della privacy.
Il secondo è INTERNXT, uno spaio di archiviazione open source e zero-knowledge, che garantisce la salvaguardia dei dati personali dell’utente, l’unico ad averne accesso, in quanto questo cloud frammenta i file prima di crittografarli. È dunque uno strumento affidabile e anche conveniente dal punto di vista economico, per questo viene consigliato. Come questi esistono diversi altri cloud, in particolare iCloud, lo spazio di archiviazione online di Apple.
L’accumulo digitale comporta conseguenze negative. Quando abbiamo troppi file e troppa confusione nei dispositivi digitali, perdiamo tempo a cercare ciò che serve, arriviamo a finire lo spazio ed essere costretti a ricorrere velocemente all’eliminazione di documenti vecchi, senza il tempo di ragionarci. Dimentichiamo cosa abbiamo salvato e dove l’abbiamo collocato. Sono tutte azioni che provocano stress e che vanno quindi evitate al massimo.
Il beneficio principale è infatti quello di ridurre lo stress, perché mantenere ordine anche digitalmente ci porta ad avere più ordine nella nostra mente e nella vita quotidiana. Vedere tutto organizzato e ordinato fa sentire meglio, oltre a rivelarsi efficace e utile. Si trova subito ciò che serve, non perdiamo file importanti e allo stesso tempo non ci capitano più tra le mani sempre gli stessi documenti superflui. Chat, foto e video, mail importanti, con valore affettivo o lavorativo, sono facilmente accessibili.
Riducendo lo stress, il decluttering digitale migliora la concentrazione e la produttività. Il tempo risparmiato, non perso nella confusione a cercare ciò che ci serve, viene usato per fare altro, senza distrazioni. Questo significa che ci si può concentrare sulle task più importanti o più piacevoli, ed essere anche più produttivi nel farlo. Il decluttering digitale non è solo una pratica, ma un vero e proprio approccio mentale. Prendere consapevolezza di ciò che archiviamo ci aiuta a riprendere il controllo sul nostro spazio digitale e, di conseguenza, sulla nostra serenità.
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