Come possiamo imparare a dedicare il nostro tempo alle incombenze che ci spaventano, ci mettono ansia o semplicemente ci annoiano, invece di continuare a rimandarle? Farlo è possibile, e, se si seguono metodi e app utili, è anche facile.
Procrastinare significa anche rimandare impegni con le persone, amici, parenti, colleghi. In questi casi vince la voglia di fare altro, di pensarci più tardi perché la sola idea di affrontare certi doveri mette ansia e in generale non fa stare sereni. In realtà, pare sia proprio la procrastinazione a succhiare energia mentale e vitale nelle giornate.
Vediamo allora come smettere di procrastinare grazie ad alcuni metodi e consigli efficaci.
Prima di vedere metodi e trucchi per non rimandare le cose a oltranza, è buona cosa riconoscere i motivi che si celano dietro questa usanza. Esistono infatti cause e meccanismi psicologici di cui non ci rendiamo conto che ci portano ad avere comportamenti autolesionisti come quello della procrastinazione.
Non si può paragonare certamente ad atteggiamenti più gravi e pericolosi, ma rimandare i problemi da gestire comporta comunque un malessere, uno stato d’animo costantemente in ansia e in allerta sapendo di dover, a un certo punto, affrontare quella cosa. Le cause possono essere molteplici, se una persona procrastina può essere per una soltanto di esse oppure per un mix di motivi.
Potrebbero essere motivi irrazionali, che non dipendono da nessun aspetto esterno o interno. È forse il caso più diffuso, perché spesso si rimandano cose da fare senza sapere realmente il perché, a causa di una pigrizia o una “non voglia” che non si spiegano. In questi casi, i metodi che vedremo nel paragrafo successivo risultano efficaci al 100%, perché basta un piccolo impegno per togliere questa cattiva abitudine.
Troppe cose da fare, tutte insieme. Non esiste Wonder Woman e non esiste Superman, siamo tutti persone, e in quanto tali, abbiamo una soglia di impegni che possiamo portare a termine in una giornata. Non è sbagliato riempire la propria agenda, e c’è chi lo fa in maniera egregia, mettendo in ordine di priorità gli appuntamenti e la burocrazia da smaltire, in modo da non ritardare nulla. Il problema è quando le troppe cose da fare mettono in difficoltà, e non permettono di riuscire a fare tutto in tempo.
Allora forse è bene riguardare i propri programmi e ridimensionare le attività, in modo da non perdersi nulla e non procrastinare su ciò che dà noia. Talvolta gli impegni passano in secondo piano per via di una crisi urgente o improvvisa: va bene, le emergenze nella vita capitano sempre, e non c’è nulla di male a rimandare qualcosa per poterle gestire.
Esistono invece persone che dicono di “funzionare” meglio sotto pressione, di lavorare in maniera più efficace all’ultimo momento. Sono gli studenti che ripassano tutto mezz’ora prima del compito, i lavoratori che si occupano dell’assegnazione un minuto prima della scadenza. In questi casi la causa della procrastinazione non è intenzionale, quanto più fisiologica. C’è chi proprio non riesce a portarsi avanti, e si ritrova sempre a rimandare, pur trionfando alla fine.
È importante conoscere le cause della procrastinazione anche perché talvolta può essere dovuta a problemi più gravi. Cause psicologiche possono infatti ricondurre a comportamenti simili, specialmente quando si soffre di depressione, ansia, attacchi di panico.
In questi casi, riuscire a portare a termine un obiettivo anche semplice come fare una telefonata a un parente o mandare la solita mail di lavoro può diventare un ostacolo insormontabile. Ed è importante rendersene conto, o accorgersi se qualcuno vicino a noi potrebbe avere un problema simile, per chiedere aiuto e farsi aiutare. In altri casi invece il problema è chiaro, come l’elaborazione di un lutto, un incidente grave, un trauma.
Procrastinare non è un’attività salutare, perché se continua nel tempo, può portare ad abbassare l’autostima e a provare la sensazione di fallimento. Molte volte, la sconfitta viene dal non fare nulla, piuttosto che dal provare e non riuscire. Esistono però tanti metodi, anche semplici, che risultano efficaci per entrare nell’ottica corretta e smettere di rimandare.
Procrastinare potrebbe benissimo rientrare tra i sinonimi di pensare, perché ciò che porta solitamente ad aspettare a fare una cosa è proprio continuare a rimuginare su di essa. Per poter smettere realmente di procrastinare è necessario smettere prima di pensare e iniziare ad agire. Spesso si ritiene che la pianificazione di un’azione sia importante. Questo è vero, ma finché non diventa una scusa per non iniziare ad agire realmente. Quando si tratta di compiti, impegni burocratici, incombenze lavorative o quotidiane, allora pensare non serve a molto, è più veloce ed efficace darsi da fare.
La maggior parte delle volte il momento più difficile è l’inizio, non si riesce a iniziare e quindi non si porta a termine. Fare il primo passo significa superare il gradino più alto, dopodiché le cose scorrono più facilmente. Il primo passo dev’essere una cosa all’apparenza semplice e inutile, come ad esempio cercare il numero di chi si deve chiamare, accendere il pc e aprire la pagina su cui si deve lavorare, vestirsi per andare in posta o dal medico. Insomma, prepararsi a smaltire l’incombenza è già metà del lavoro.
Un trucco efficace per smettere di procrastinare è fare una lista di priorità usando un bullet journal. Questo strumento è molto utile per programmare la vita riuscendo a fare tutto senza tralasciare nulla. Ma bisogna compilarlo correttamente, mettendo al primo posto le cose più difficili o che mettono più ansia. Successivamente, un elenco di compiti meno importanti, ma che sono comunque rimandati da tempo. E soprattutto, agire, facendo come prima cosa della giornata la parte più complicata. In questo modo, il resto della lista sembrerà una sciocchezza a confronto, perché il peggio è passato.
Continuare a pensare a una cosa la fa crescere di dimensioni, di giorno in giorno. Finché non diventa un ostacolo insuperabile, ma solo nella nostra mente. L’abitudine a ingigantire i problemi e le questioni è tipica di molte persone, ma è anche controproducente. Meglio smettere di pensare, concentrarsi sui risvolti positivi di un’azione, e iniziare a farla. Una volta finito, il problema che era diventato enorme torna ad essere accettabile.
La scelta di rimandare nasconde spesso una paura, che può essere conscia o meno. Per smettere di procrastinare è necessario non lasciarsi dominare da queste paure, ma affrontarle. Affrontando ciò che ci spinge a scappare da impegni e compiti acquisiamo consapevolezza su ciò che ci spaventa. In questo modo possiamo sconfiggerlo, o imparare a conviverci per non lasciarci più frenare e rimandare. Insomma, indagare sul perché procrastiniamo è un’occasione di crescita.
La procrastinazione può portare anche a risvolti positivi, se impariamo a sfruttarla. L’obiettivo è smettere di rimandare, ma non si può fare da un giorno all’altro. Durante il percorso si può sfruttare la procrastinazione attuando dei piccoli trucchi. Nell’attesa ad esempio di decidersi a uscire a fare la spesa, si può sistemare la dispensa per scoprire cosa manca da comprare, questo porta a pulire la cucina, a cambiarsi e mettersi vestiti freschi dopo le pulizie. Alla fine, magari non si va nemmeno a fare la spesa, ma sono state fatte altre attività utili rimandate da giorni.
Le tentazioni sono il nemico numero uno per la concentrazione, il lavoro, lo studio, qualsiasi tipo di attività che richieda focus su qualcosa o qualcuno. Il cellulare, il cibo e qualsiasi altra forma di distrazione portano ad rimandare sempre di più, a metterci sempre più tempo per fare le cose. Eliminare le tentazioni è uno dei principali metodi, fondamentale per smettere di procrastinare.
Quando si rimanda qualcosa, si ritiene che si avrà più tempo più avanti, più voglia nei giorni successivi. Ma la persona in realtà si trova nello stesso stato d’animo quotidianamente. Non bisogna pensare al futuro, pensare che più si aspetta più sarà facile portare a termine un’incombenza. La realtà è proprio l’opposto: procrastinare aumenta la difficoltà, non la diminuisce. Non bisogna quindi pensare al futuro, ma concentrarsi sul presente, seguire il famoso motto “perché rimandare a domani ciò che posso fare oggi?”.
Come abbiamo accennato, procrastinare è deleterio per la propria autostima, perché non portare a termine le cose crea senso di frustrazione e fallimento. Si costituisce così un circolo vizioso, poiché con l’autostima bassa si tende a rimandare ancora di più per paura e demoralizzazione. È bene allora credere sempre in se stessi, nelle proprie capacità, nel fatto che basta iniziare a fare una cosa, che riuscirà sicuramente. E che agire e fallire è sempre meglio di non fare nulla.
Procrastinare rientra nelle abitudini di chi non riesce a concentrarsi nel modo corretto, e tende a distrarsi, perdere tempo. Oltre a seguire i metodi appena elencati per evitare di rimandare le cose, è importante anche occuparsi di un problema alla base della procrastinazione, provando ad aumentare la produttività.
Esistono per questo scopo diverse app, scaricabili sul cellulare, compatibili con Android e Ios, che permettono di trovare il giusto focus ed eliminare le tentazioni, specialmente quelle date dal web. Vediamo 6 app utili per migliorare la produttività e smettere di procrastinare.
Un universo di mappe mentali, collegamenti e possibilità, Mindly è un’app che consente di fare un vero e proprio brainstorming all’inizio di ogni giornata, e organizzare le cose da fare e gli impegni da portare a termine in maniera precisa e chiara. L’estetica, i colori e le forme usate per la mappa, rendono il tutto molto meno spaventoso di un lungo elenco. Scadenze, incombenze, idee e progetti, si può segnare tutto, gestendo le priorità e le tempistiche.
Dal momento che le distrazioni sono deleterie per la concentrazione, Take a Five è un’applicazione che rende le pause, che invece sono fondamentali durante qualsiasi attività, a prova di tentazione. Impostando i minuti che si vogliono prendere di pausa, si può iniziare a navigare online, sul web o sui social. Questa app darà un allarme e ricorderà che la pausa è finita, chiudendo anche le schede di navigazione in modo da far tornare subito al lavoro.
Simile alla prima app che abbiamo descritto, anche Rocket 135 è efficace per programmare le giornate e gli impegni da portare a termine. È utile per smettere di procrastinare, perché permette di scegliere una cosa di grande portata al giorno da portare a termine, e altre successive di media o piccola importanza. Si può anche sincronizzare su diversi dispositivi, in modo da non perdere mai l’elenco realizzato di cose da fare.
Esistono inoltre diverse app che trasformano la produttività in gioco. Una di queste è Forest, un’app che consiste nel far nascere un albero virtuale e iniziare a lavorare. Con il passare del tempo, questo albero dà vita ad altre piante, finché non si crea sullo schermo una foresta intera. Ogni volta però che si tocca lo schermo e si esce dall’applicazione, gli alberi muoiono e bisogna ripartire da capo. Questa tecnica aiuta a rimanere concentrati e obbliga a portare a termine quello che si è iniziato.
L’app RescueTime è utile per regolarizzare il tempo passato sul web e su siti di distrazione, per concentrarsi su ciò che bisogna fare. Infatti questa applicazione presta automaticamente attenzione alle app che vengono utilizzate, ai file aperti e ai siti web visitati. Registra inoltre quanto tempo viene trascorso su ognuno di essi, in modo da limitarne l’uso. Si può anche impostare affinché si attivi in determinati giorni o ore, ovvero quando si vuole evitare di procrastinare.
Un metodo utile per produrre meglio è usare tecniche che consistono nel fare qualcosa per un numero di minuti, alternando ad alcuni minuti di pausa. Focus To-Do aiuta proprio in questo, e permette anche di mettere in ordine le cose da fare, da quelle più imminenti a quelle meno importanti.
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