Silent meeting: che senso ha partecipare a riunioni virtuali in cui si sta in silenzio

I silent meeting sono un tipo di riunioni che si svolgono per la quasi totalità in silenzio e che possono risultare piuttosto efficaci, grazie a un coinvolgimento attivo dei partecipanti, a una strategia mirata e a un differente uso del tempo.

Le riunioni di lavoro, da momenti produttivi e di scambio quali dovrebbero essere, finiscono spesso per risultare incontri inconcludenti e inefficaci, se non delle vere e proprie perdite di tempo per buona parte dei partecipanti. La sensazione che si ha quando si esce da una riunione è spesso quella di non aver ottenuto grandi vantaggi e di aver sottratto tempo ad altre attività prioritarie, se non addirittura di non aver compreso bene le ragioni e gli obiettivi di quel meeting.

Prendiamo in prestito una frase piuttosto eloquente di Jason Fried, fondatore di Basecamp, che ben esprime questo concetto:

Le riunioni dovrebbero essere come il sale – una spezia spruzzata con cura per migliorare un piatto, non versata avventatamente su ogni forchettata. Troppo sale distrugge un piatto. Troppe riunioni distruggono il morale e la motivazione.

Questo può succedere anche per via del metodo che si utilizza nella maggior parte dei casi: la classica riunione one-to-many, in cui un presentatore si rivolge al suo auditorio e, spesso con diapositive e lunghe spiegazioni, illustra uno o più argomenti che dovrebbero interessare in misura più o mena diversa i vari partecipanti, i quali, in genere sul finale sono invitati a rivolgere domande o fare interventi sui temi trattati per chiarimenti o regalare spunti ulteriori.

Come vedremo, però, questo tipo di struttura potrebbe non essere proprio quella ideale, almeno in certi casi e di fronte a determinati scopi. C’è ad esempio una nuova modalità di riunione che parrebbe risultare ben più efficace e produttiva: il silent meeting.

Cosa sono i silent meeting?

I silent meeting, o riunioni silenziose, sono riunioni nelle quali per la quasi totalità del tempo ci si dedica alla lettura e compilazione in silenzio e per conto proprio di un documento dettagliato – il read table – precedentemente redatto da colui che ha indetto l’incontro, e che prevedono un momento finale di discussione, guidata dal facilitatore, una preziosa figura a cui è assegnato il compito di condurre la sintesi dei commenti che i partecipanti sono chiamati a lasciare durante il momento della lettura sul documento.

In genere l’unico momento non silenzioso, ossia la parte finale del meeting, è speso su argomenti e questioni che il facilitatore, leggendo i commenti lasciati dai partecipanti, considera prioritari e che necessitano di un confronto verbale.

Emerge subito come, a differenza della classica riunione one-to-many, in cui il pubblico svolge il ruolo di parte passiva perché si limita ad ascoltare ed eventualmente a intervenire sul finale, con questo nuovo modello, many-to-many, il pubblico si fa parte attiva sin da subito, e, anzi, contribuisce con la sua partecipazione nella prima parte del meeting a influenzare il momento successivo della discussione.

A ideare questo nuovo modello di riunione è stato Jeff Bezos, fondatore ed ex presidente di Amazon, secondo il quale era necessario che le persone che avrebbero preso parte alle riunioni fossero al corrente del materiale di cui si sarebbe discusso durante il meeting.

Siccome le cosiddette pre-letture – documenti sintesi relativi ai topic del meeting – raramente venivano effettuate dai partecipanti prima della riunione effettiva, in quanto tempo-extra che non sempre si aveva a disposizione, Bezos pensò di far leggere in silenzio a tutti i partecipanti quel documento per poi avviare una discussione in cui tutti fossero sul pezzo e potessero pertanto dare un contributo utile. Nascono così i meeting silenziosi, oggi utilizzati dalle più grandi aziende del mondo, tra cui Twitter, sia per incontri con poche persone che per gruppi numerosi, che arrivano anche a 70 membri.

I 4 passi per creare un silent meeting

Vediamo ora nel dettaglio i quattro momenti fondamentali che consentono di creare un silent meeting efficace e proficuo.

  • Preparare un ordine del giorno, la cosiddetta agenda, e scegliere un facilitatore. Nell’ordine del giorno è bene indicare gli obiettivi della riunione, ossia cosa si vuole ottenere con quell’incontro, come strutturarlo e fissare relative tempistiche: se, per esempio, si prevede una durata di 30 minuti, si può pensare a un momento di lettura che duri 20 minuti e lasciare i 10 minuti finali al momento della discussione. (Ovviamente la struttura dipende dal numero e dalla difficoltà degli argomenti trattati, ma è bene sapere che il momento che richiederà più tempo, sarà quello dedicato al read table).
  • Creare il read-table, il documento che ognuno leggerà nella prima parte della riunione: si tratta del momento centrale delle riunioni silenziose ed è la fonte principale su cui si baserà la discussione. È il passo che in genere si salta nelle riunioni tradizionali e il plus che rende questi meeting silenziosi maggiormente efficienti e produttivi.
  • A questo punto entriamo nel vivo della riunione e iniziamo con la lettura del read-table in silenzio per il tempo che è stato stabilito. Come accennato, non ci si limita a leggere il documento, ma in questa fase i partecipanti sono tenuti anche a lasciare dei commenti, se ne hanno. Una volta che i lettori hanno concluso una prima lettura del documento, dovrebbero poi tornare all’inizio e leggere i commenti che gli altri hanno lasciato. In questo stesso momento, il facilitatore svolge un preciso compito: ossia, mentre gli altri leggono ed eventualmente commentano, si preoccupa di scovare i commenti e taggare in ognuno di essi la o le persone più indicate per rispondere. La scansione dei commenti, oltre a permettere al facilitatore di rendere il flusso più efficace e smaltire richieste e dubbi facilmente risolvibili via scritto, gli fornisce anche un’idea di quali sono le domande principali dei partecipanti e gli argomenti più importanti per la successiva discussione. La maggior parte delle domande viene quindi fatta e anche risolta via scritto e in silenzio durante il primo momento, mentre alla discussione finale vengono riservati gli argomenti più importanti e spinosi che meritano di essere affrontati a voce e con uno scambio tra i partecipanti.
  • La quarta fase è quella della discussione verbale, che però viene gestita dal facilitatore sulla base delle questioni emerse durante la lettura e che avrà pertanto una direzione chiara e non finirà in un discorso inconcludente e inefficace.
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Silent meeting: i vantaggi

Rispetto alle riunioni classiche, in questo tipo di meeting i partecipanti hanno ben chiaro lo scopo e l’andamento che seguirà l’incontro, considerato che tutti hanno la possibilità di leggere il materiale e sono pertanto al corrente di ciò di cui si tratta, diventandone parte attiva.

Questo è un aspetto centrale, che porta le persone a non perdersi durante la conversazione, cosa che risulta piuttosto facile in riunioni dal modello one-to-many, dove è necessario stare al passo con il ritmo del presentatore e non si può recuperare ciò che si è perso o non compreso, a meno che non si interrompa la riunione.

Il fatto che ogni partecipante possa leggere il materiale al ritmo e alla velocità che preferisce consente a tutti di tenere il passo e non perdere il filo, una situazione diversa rispetto alla riunione “verbale”, in cui il ritmo viene deciso dal presentatore: per alcuni sarà troppo lento o poco interessante perché già conoscono il materiale, per altri, nuovi a quegli argomenti, il passo sarà sempre troppo veloce e il rischio di perdere dettagli e non comprendere tutto sarà sempre molto alto.

Nei silent meeting c’è una uguale condivisione del tempo, ossia tutti hanno possibilità di intervenire quando vogliono e in egual misura attraverso commenti, idee, domande, sia nella prima parte in forma scritta e “silenziosa”, sia nella parte di conversazione finale. Il risultato è uno scambio interessante che permette a tutti di comprendere e dare il proprio contributo.

Inoltre, con questa modalità si contribuisce a creare un’atmosfera più informale che spinge anche i partecipanti più introversi e timidi o coloro che appartengono ai ranghi più bassi della gerarchia aziendale a intervenire con maggiore serenità. Nelle riunioni classiche il rischio è che, anche per via della paura di non disturbare e interrompere il momento – specie nelle grandi riunioni che coinvolgono molte persone – gli argomenti trattati vengano ascoltati poco, non compresi del tutto o considerati poco interessanti, e questo può tradursi in uno spreco inutile di tempo per molti partecipanti al meeting.

Nei silent meeting si è meno sottoposti all’influenza del pensiero della maggioranza e si è spinti ad esprimere i propri commenti, dubbi e considerazioni con maggiore libertà. Questo crea uno scambio di idee più virtuoso rispetto alla classica riunione “vocale” dal modello one-to-many in cui invece potrebbe esserci il rischio di un appiattimento della conversazione.

I silent meeting sono in genere più brevi: leggere è un’operazione più veloce e immediata rispetto ad ascoltare qualcosa che viene detto da un’altra persona, specie se non si conosce ciò di cui si sta parlando. La modalità delle lettura silenziosa condivisa consente di ottimizzare il tempo in modo migliore e di riconoscere solo alcuni argomenti da affrontare con una classica discussione verbale, che sarà però maggiormente guidata e quindi ben più efficiente.

Leggendo il materiale tramite il proprio computer, sarà anche possibile fare ulteriori ricerche per comprendere meglio alcune parti del documento che non sono chiare e aggiungere link utili per fornire maggiori informazioni e garantire completezza.

Con la presenza di un materiale scritto risulta più facile anche per i non madrelingua che hanno possibilità di andare al ritmo che prediligono, rileggere quante volte vogliono per comprendere bene nel dettaglio ogni aspetto del documento, oppure quest’ultimo può addirittura essere redatto anche in una lingua diversa.

Nelle riunioni verbali, ovviamente, la cosa risulta ben più difficoltosa per chi non parla bene la stessa lingua con cui si esprime il presentatore: possono capire meno, essere spinti a non intervenire o non interrompere il momento per ottenere chiarimenti.

Infine, i silent meeting facilitano i partecipanti da remoto, mentre le riunioni classiche avvantaggiano maggiormente i partecipanti in presenza, considerato che questi possono vedere il presentatore, ascoltarlo con maggiore facilità e intervenire anche non verbalmente.

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Silent meeting: gli svantaggi

Come anticipato, i silent meeting possono risultare non ottimali in alcuni casi, uno di questi è laddove si voglia fare una riunione con l’intento di ispirare i propri colleghi o sottoposti, magari proponendo esempi o storie di successi. In questi casi, infatti, è fondamentale raccontare, creare uno storytelling, costruire un preciso discorso e servirsi anche di un adeguato linguaggio non verbale. Le riunioni silenziose sono infatti ideali laddove si vogliano definire strategie, trovare soluzioni mirate e discutere di argomenti di tipo pratico e operativo.

La conseguenza di questo aspetto è che i silent meeting tendono a non valorizzare efficacemente il lato umano di connessione tra le persone, ma del resto, come abbiamo visto, nascono con un altro scopo. Ecco perché non risultano adeguati per trattare temi più difficili e di carattere emotivo, che necessitano una conversazione aperta che si lasci guidare maggiormente dalle sensazioni del momento e dai liberi interventi dei partecipanti.

Sempre per lo stesso motivo, dovrebbero essere evitati nei casi in cui si debbano introdurre nuovi colleghi: anche in quel caso, ne risentirebbe la componente umana.

La modalità silenziosa anche per Zoom e Clubhouse

Il modello “silenzioso” si è diffuso anche in altri ambiti, come ad esempio nei silent book club, fino a caratterizzare una vera e propria tendenza del web, specie in questo anno che ci ha visti in modalità da remoto per buona parte del nostro tempo. È successo ad esempio con Zoom, in cui la la funzione silenzioso è risultata particolarmente utile per gli utenti che desiderano concentrarsi su alcune attività, tra cui la scrittura, la lettura e la meditazione.

Se ad una prima analisi potrebbe sembrare poco idoneo dedicarsi a queste attività in presenza di altri, in realtà, diventa come lavorare in una biblioteca o in uno spazio di co-working virtuale e può consentirci di essere maggiormente produttivi perché più concentrati, in quanto spinti dagli altri partecipanti.

E non è un caso che sia nato proprio in questi tempi così travagliati: mantenere la concentrazione è infatti più difficile nei periodi di forte stress, come quello che stiamo vivendo ormai da tempo. In questi casi, non è un segreto che avere dei partner si rivela essere un modo particolarmente efficace per mantenersi focalizzati sui nostri obiettivi senza disperdere attenzione; del resto, c’è un motivo se spesso ci si iscrive in palestra con degli amici. L’unica differenza rispetto allo Zoom silenzioso è che questi partner sono degli estranei, ma il concetto è sempre lo stesso.

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Lo sa bene Njeri Damali Sojourner-Campbell, un’avvocatessa e youtuber con un canale dedicato ai libri e ai consigli di lettura, che durante la quarantena ha aperto un gruppo di lettura silenzioso dal nome Quarantined Pages.

Come ha dichiarato Njeri, dopo aver silenziato i troll – i classici disturbatori online che di questi tempi si presentano con sempre maggiore insistenza in ogni piattaforma del web – i partecipanti al gruppo, che potevano arrivare anche a 20, ogni giorno condividevano il loro tempo leggendo insieme, rigorosamente in silenzio, e incitandosi a vicenda per ritrovare la concentrazione.

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Anche Clubhouse ha inaugurato la moda delle stanze silenziose. Potrebbe sembrare strano che il social network nato proprio nel periodo dello scoppio della pandemia e basato sul solo audio, in cui in genere si avviano conversazioni sulle più disparate tematiche, accolga ls modalità silenziosa, ma anche in questo caso, l’esigenza è quella di concentrarsi in un’attività grazie anche alla condivisione. Come riporta la giornalista Brigid Delaney, che ha sperimentato per una settimana il nuovo social e le sue potenzialità e caratteristiche, non sono rare le stanze silenziose in cui gli utenti si dedicano perlopiù ad attività riflessive e meditative.

Articolo originale pubblicato il 2 Marzo 2021

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